La SEGRETERIA: il biglietto da visita dell’azienda.

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Lo sapevi che, in un primo contatto lavorativo, più del 60% delle persone vengono influenzate da come vengono accolte le proprie richieste di informazioni ed approfondimento? Per questa ragione e per tante altre è importante avere una segreteria in grado di assolvere al meglio il proprio compito.

Il biglietto da visita di un professionista e di un’azienda è la propria segreteria.

Il cliente e il fornitore cercano chiarezza, puntualità e cortesia, ecco perchè è necessario conoscere bene il concetto di segreteria. Proprio di questo si occupa Manage Consulting International dando le linee guida sulla figura della segreteria di direzione

 È molto importante che la segretaria abbia ben chiaro gli obiettivi che deve raggiungere, perché questo la proietta verso i risultati da ottenere e le dà una chiara indicazione del comportamento più idoneo da utilizzare. Se gli obiettivi sono troppo grandi, si rischia di scoraggiarsi in fretta: in questo caso è utile porsi degli obiettivi a breve termine più semplici che servono per stimolarci.

 

È utile aver ben chiaro anche qual è lo scopo dell’azienda per cui si lavora, la sua vision, i suoi valori, i prodotti che essa offre sul mercato, i suoi sistemi di comunicazione, le regole generali della comunità aziendale: più informazioni si hanno, più la segretaria riuscirà a capire anche da sola che cosa deve essere fatto e migliore sarà la sua attività di filtro.

Quest’ultimo è un compito molto importante dell’assistente di direzione: a lei è richiesto di usare il potere che le compete, ovvero di essere una sorta di vigile urbano che regola il traffico delle comunicazioni, da e verso il proprio assistito. Per svolgere al meglio l’attività di filtro, deve cercare di capire bene chi è il suo interlocutore, e quindi è consigliabile mettere il filtro all’uscita e non all’entrata. Bloccare subito le persone, infatti, può significare perdere informazioni o contatti preziosi per la propria azienda. Maggiore sarà la realtà e la conoscenza dell’azienda, quindi, più efficace potrà essere la gestione del traffico comunicativo.

 

I segreti del successo di un’azienda sono basati su semplici ma fondamentali punti che devono ben funzionare all’interno della struttura, sia essa una piccola, media o grande impresa.

Il primo passo comunicativo verso il nostro pubblico parte proprio dalla segreteria, un punto fondamentale per dare all’interlocutore la miglior visione della propria azienda e per cercare di convertire il maggior numero di contatti in potenziali clienti.